【チームビルディング】経験者が教える、組織活性化のススメ
皆さんこんにちは、江南です。
今回は、実際に私が4年間の実践を通して、実際にチームビルディングを行う際に、意識している点を
・業務の説明編
・実際の業務編
・コミュニケーション編
の３つに分けて、共有したいと思います。
私は、モチベーションが高く、熱気のあるチームを日々目指していたので、そういったチームを作りたい方には参考にしていただきたいです。
なお、今回のチームビルディング実践する主体の前提として、チームの規模は１０人前後で、メンバーはその業務に初めて携わる、という場合のリーダーや指導役を想定しています。
ただし、「実際の業務編」や「コミュニケーション編」は、チームの規模や経験レベルが違う場合でも、参考にしていただける内容となっています。
１．業務の説明（オリエンテーション）編
チーム結成時、そのチームで行ってもらう業務の説明をすると思います。
その際の注意点やコツを述べていきます。
・最初の説明は１０%も頭に入らない
確実に全員が１０%も頭に入らないわけではありませんが、前提として、最初の導入時の説明で、業務のすべてのことを理解してもらおうと考えるのは間違っているということです。
基本的には、OJTや２回目３回目の説明で、理解をしてもらうことにしておき、最初説明は、あらすじをなぞるように、全体像の把握に努めてもらうのが良いでしょう。
・業務の説明をする際は、２名で説明する
２名というのは、「マニュアルや規定の説明文をそのまま読む人」と「その説明の中で重要な部分をピックアップして伝える人」と分かれて説明するということです。
そうするとチームメンバーの理解が早くなります。
マニュアルや規定の説明文をそのまま読む必要はあります（もちろん無駄は省くなどの精査は必要です）。
全体像の把握に繋がりますし、自分たちがどのレベルまでを求められているのかをはっきりさせることができます。
しかし、それだけだと、前述したとおり、１０%も頭に入らないし、説明を受けているチームのメンバーも、「なんだがよくわからないな」という意識を持ってしまします。
そこで、マニュアルや規定の説明文をそのまま読んだ後に、「ここで重要なのは…」とつなげるような形で、重要な部分を抜き出し、まとめ、話してあげる役割の人がいたほうが良いわけです。
これだけで、チームメンバーは重要な部分の話しを２回聞くことになりますし、何よりも、「分かった感」が出てきます。この分かった感が、この後の業務をする際の抵抗感を少なくすることに繋がります。
なお、この説明方法をする際、「説明の中で重要な部分をピックアップして伝える人」の方が有り体に言って、要領よく見えたり、スマートに見えたりします。
なので、２名で説明する際は、この役を交代しながら行うと、印象に差が生まれません。
また業務の説明は一人で行う、という場合でも、一連の説明の後に、「ここで重要なのは…」と一度要約をしてあげるのが良いでしょう。
・説明の随所で「慣れると簡単だよ」と言う
初めてその業務に携わるメンバーのチームビルディングを行う際、どうしてもメンバーには不安感や恐怖心が有ること理解しておかなければなりません。
不安感や恐怖心は当たり前のことですが、パフォーマンスを下げる要因です。
そこで、業務の説明時には、「こんなに複雑なこと言ってるけど、慣れちゃえば、簡単だよ」や「今は、こんなに時間かかってるけど、２週間後には５倍くらいのスピードになってるよ」などの、言葉をかけてあげましょう。
もちろんこれは、業務の内容にもよりますが、あなたも経験しているように、最初は不安でものすごく時間がかかっていたものでも、今は仕事の一部として程よい緊張感で、ものすごい速さでその業務をしているのではないでしょうか。
そうなる事実があるとするならば、ぜひそのことを伝えてあげてくださいね。
２．実際の業務編
業務の説明が終わり、さぁここからが本番です。
チームメンバーの気持ちを切らさずに、熱気のあるチームにしていくための方法論です。
・困っていそうだったら、自分から声をかけに行く
「わからないことがあったら、聞いてください」よく使う言葉です。
しかしはっきり言わせてもらえば、「わからないことがあったら、聞く」はハードルが高いです。
こんなこと言うと、社会人としてどうなんだと言われそうですが、わからない（悩んでいる）というのは一種のカオス状態で、どこを聞けば良いのかわからないものです。
そこで、あなたが質問待ちの体制で居ると、確実に必要な質問をしないメンバーが出てきます。そのまま行動されるとチームとして、悪いことが起こりますよね。
このようにならないためにも、ぜひあなたから、「大丈夫ですか？わからないことありませんか？」と声をかけに行ってあげてください。
もし今までこのような声掛けをしてこなかった人がいきなり声掛けを行うと、その溜まっている質問の多さに驚くと思います（もしくは、すでに勝手に解釈されて、全く質問が出てこない場合もあります）。
チームに熱気を持たせたいのであれば、あなたからの声かけ、してみてください。
・目標を共有する
チームを率いるあなたは、何かしらの締切やノルマを持っていることと思います。
それを１日始まりでも週始まりでも構わないので、チームメンバーに共有してあげましょう。
そうすると、「週末に締め切りがあるから、今週中頃からはスピードを意識しないとな」とメンバーも腑に落ちた状態で業務に取り掛かってくれます。
もしこれが目標の共有なく、ただ毎日の指示のみであった場合、「なんで今週あの人はこんなに急いでいるんだろう」とメンバーに不信感が芽生えてしまいます。
また目標を共有し、チームみんなでその目標を目指すことは、その目標が腑に落ちていれば、モチベーションが上がることなので、ぜひ目標の共有の際は、なぜその目標にしているかを丁寧に説明してあげてください。
・ミスやトラブルを即座に報告してもらう、風潮を作る
チームを率いるあなたとしては、ミスやトラブルは起きてほしくないものですよね。
またもし起きたときそのままにしてしまうと後々大惨事ということもあります。
しかし仕事にミスやトラブルはつきもの、元ブリヂストン社長の荒川詔四さんの著書『優れたリーダーはみな小心者である。』ではこのように書かれています。
「トラブルは起きる。トラブルが起きているから順調なのだ、と。」
「トラブルを気に病むな。やっぱり起きたか。順調だな、と思え」
ここだけ抜粋すると、とても剛毅な方のように感じるかもしれませんが、その本意としては、リーダーにトラブルやミスの報告が来なくなったらお終いだ、というものです。
メンバーとしてトラブルやミスの報告はしたくないもの、それがもし報告をした際に、激しく怒られたり詰められたりするようではなおさら。もしかしたら、メンバーとしては「報告をしない」という手段に出ることもあります。
そうならないためにも、「ミスやトラブルを即座に報告してもらう風潮」を作ってください。
具体的には、まず「ミスやトラブルから報告してほしい」ということを伝えることです。
次に、報告を受けた際、こみ上げてくる一時的な負の感情をそのまま言うのではなく、冷静に報告を聞いて、対処する行動をしてください。
ミスやトラブルを怒るよりも対処の方が先です。そして、もしあなたの心に余裕が有るのであれば、「報告してくれて、ありがとう」ぐらいのことを言ってあげられるようになると素敵ですね。
もちろん、多発するというのは、良くないことなので、そもそもの方法を変えることや、厳しく言う場面もあると思います。でも最初から、報告を受ける際に苦々しい顔で受けるのではなく、「よく言ってくれた」と（あなたに余裕があれば）度量見せつけてあげてください。
３．コミュニケーション編
ここからはチームビルディングを行っていく際の、日々のコミュニケーションについてです。
とても重要なことで、良い方向にも悪い方向にも進んでしまうところです。ぜひ良いコミュニケーション方を実践してみてください。
・メンバーの名前を覚える
当たり前のこと、ですが大事なことです。
できればチームメンバーが集まった初日に全員覚えてしまいましょう。
座席等の指定が有るのであれば、「あの席は○○さん」と覚えておき、初日から積極的に名前で呼んであげてください。
・１日１回は全員に話しかける
チーム結成から時間が経つと、あまりあなたからメンバーに声をかけに行かなくても、チームが回るようになります。
だからといって、ここでコミュニケーションを薄くしてはいけません。
１日１回は全員に話しかけてください。
コミュニケーションが無いということは関係性が薄くなるということです。関係性が薄くなるということは影響力が少なくなり、自分勝手な動作をするメンバーが増えます。
でも、１日１回話す内容なんて無いと思いませんか？
話すと言っても、洒落た雑談をしなければいけないわけではありません。
何かの作業が終ったところで、「お疲れ様、ありがとう」と声をかけるだけで良いのです。
それだけでメンバーは「見てもらっている」という感覚を持ち、その感覚は積極的な行動に繋がります。もし話しかける内容で困っているようでしたら、いち動作に対して感謝を述べてみましょう。
・質問等の話は丁寧に聞く
業務対する質問は丁寧に聞いてください。
特に、感情的な言葉が入っていた場合はそこを丁寧に聞く必要があります。
「不安なんです」「緊張しています」「やる意味がわかりません」などの感情が入っているものに関しては、どうしてそう思うのか（どういう場面でそう思うのか）、を聞いてあげてください。
そう、まずは聞くだけで良いのです。もちろん腑に落とせる説明ができればそれが最高ですが、往々にして、答えづらい質問や自分もそう思っているけれど、業務的に仕方のないことなどあると思います。
その際は下手に、納得を目指し説明するよりも、その感情を丁寧に聞いてあげて共感を目指した方が満足度が高いです。
これだけで満足してくれる場合も多いですが、改善方ややり方の変更を望んでいる場合は、もし業務的に変更が難しいことであれば、「現状の業務としてはこの方法を選んでいるが、もっといい方法があるかもしれない、一緒に考えてもらえないか」という方向性に持っていくのも手です。
・平等に扱う
とても難しいことです（まあ今まで書いてきたこともなかなかの難易度だと思いますが）。
チームは人の集まりですから、理解力が高い人、行動が遅い人、年齢、性別など、様々な差があります。
理解が早い人には、たくさん称賛をしたくなりますし、ミスが多い人には語調キツくしたくなります、がそこは気持ちを抑えて、チームメンバーを平等に扱うことを心がけてください。
贔屓されていたり差別されているのを見るのは、誰もが嫌なものなのです。
また、よくチームメンバーが集まった初日に「あの人は能力がある」「あの人は使えなそう」と判断する人がいます。断じておきますが、１日で人がわかるなんて傲慢な考えは捨ててください。
私のチーム内にも、最初理解が遅く毎回質問して来るメンバーがいましたが、毎回その質問した内容をマニュアルに書き込んでいて、最後の方では、業務スピードも上がり、正確さでは随一になった方もいます。もちろん最初は理解が早いなと思っていても…という逆のパターンもあります。
とにかく初期の段階で、変に期待したり、諦めたりしないでください。
４．おわりに
今まで書いてきたチームビルディングの方法は、他の言い方をすれば、「丁寧に関係性を作っていく動作」とも言えます。
いきなりここに書いてあること全部はできないかもしれません。
当たり前のようでいて、なかなか難しいことだらけです。
私もマズイできていない、と思う時はたくさんあります。そのたびに反省するのですが…。
でもなるべくここに書いてあることの逆のことはしないでください。ミスが起きた時怒涛のように怒るとか、チーム内の１人を贔屓するとか…。
最後に私の以前携わっていたチームでの失敗談で終わろうと思います。ぜひ皆さん反面教師にしてください。
今まで書いてきたノウハウを実践し、熱気のあるチームを作ることができているという実感もあった私ですが、そのチーム内の一番若い女性をランチに誘った次の日に、他のチームメンバーとの関係性が崩壊しました。まさに身から出た錆。よきリーダーとは難しいものだと気付かされた日でした。
以上です。
